Kiedy założyć konto firmowe?

Zakładanie i prowadzenie własnej firmy nie jest związane jedynie z działalnością operacyjną. Konieczne jest zadbanie także o kwestie prawne, formalne i księgowe. Jedynym z częściej zadawanych przed przedsiębiorców pytań jest to, kiedy muszą otworzyć konto firmowe i jakie dokumenty są do tego niezbędne. Rozwiewamy wszelkie wątpliwości.

• Kto ma obowiązek posiadania konta firmowego?
• Kto może założyć konto firmowe? Dlaczego warto?
• Jakie dokumenty są potrzebne do założenia konta firmowego?

Kto ma obowiązek posiadania konta firmowego?

Jednym z nadrzędnych dla wszystkich przedsiębiorców aktów prawnych powinna być Ustawa Prawo przedsiębiorców z 6 marca 2018 roku. Reguluje ona wiele kwestii związanych z prowadzeniem własnej firmy, w tym obowiązek posiadania konta bankowego. Zgodnie z jej zapisami rachunek muszą posiadać przedsiębiorstwa, które regulują zobowiązania z innymi firmami, gdy przekraczają one kwotę 15.000 zł lub jej równowartość w innej walucie. Nie określono jednak czy konieczne jest konto firmowe – można korzystać także z osobistego. Ponadto za pośrednictwem jakiegokolwiek rachunku dokonywane są wszelkie rozliczenia z ZUS oraz US (nie dotyczy mikroprzedsiębiorstw). Warto jednak podkreślić, że koniecznie jest posiadanie rachunku służbowego, gdy przedsiębiorstwo chce znaleźć się na białej liście podatników VAT; przelewy za faktury muszą być dokonywane poprzez konto firmowe. Ponadto kwestię obowiązkowego posiadania rachunku bankowego firmy porusza również Ministerstwo Finansów. Odnosi się ono do MPP, czyli mechanizmu podzielonej płatności, czyli gdy regulowane są należności pomiędzy dwoma płatnikami VAT, o wysokości powyżej 15.000 zł i dotyczą one towarów i usług wrażliwych, które dokładnie określono w załączniku ustawy o VAT. Do posiadania rachunku firmowego prowadzonego w złotówkach zobligowane są firmy zza granicy prowadzące działalność w Polsce.

Kto może założyć konto firmowe? Dlaczego warto?

Prawo do założenia firmowego konta bankowego ma każdy przedsiębiorca, prowadzący działalność w jakiejkolwiek formie dozwolonej w polskim prawie. Biorąc pod uwagę regulaminy bankowe, warto zaznaczyć, że bardzo często określono w nich, że rachunek prywatny powinien służyć do celów prywatnych, a wszelkie kwestie biznesowe powinny być przeprowadzane za pomocą konta firmowego. Warto zdecydować się na jego założenie, ponieważ posiada ono wiele zalet. Wśród najważniejszych wymienić można rozdzielnie transakcji prywatnych oraz służbowych, przejrzystość finansów – możliwość łatwego skontrolowania przychodów oraz ponoszonych kosztów. Ponadto posiadacze firmowych rachunków chwalą sobie możliwość ochrony transakcji prywatnych w razie kontroli, np. Urzędu Skarbowego oraz wzrost wiarygodności firmy. Na rynku bankowym znaleźć można szereg kont, które prowadzone są darmowo lub za symboliczną opłatę, a posiadają szereg funkcjonalności usprawniających dokonywanie firmowych rozliczeń. Co ważne wszelkie koszty związane z nimi można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu. Ponadto warto zaznaczyć, że banki mogą mieć w swojej ofercie specjalne produkty dla przedsiębiorców posiadających rachunki firmowe np. preferencyjne pożyczki czy kredyty, co pozwoli na oszczędności.

Jakie dokumenty są potrzebne do założenia konta firmowego?

Założenie konta firmowego nie wymaga wizyty w banku oraz składania obszernej dokumentacji. Wniosek można wypełnić online o dowolnej porze. Konieczne jest podanie danych firmy, takich jak:

• NIP,
• REGON,
• kod (lub kody) PKD,
• data rozpoczęcia działalności,
• adres siedziby,
• dane kontaktowe firmy.

Dodatkowo niezbędne są dane osobowe osoby zakładającej konto – PESEL, numer i seria dokumentu tożsamości, adres, dane kontaktowe. Weryfikacja tożsamości i podpisanie umowy może być dokonana m.in. w placówce banku, za pośrednictwem kuriera, przez selfie, przez przelew weryfikacyjny, kod SMS – zależy to od banku i jego zasad.
Warto podkreślić, że zakładając firmę przez platformę CEIDG-1 możliwe jest jednoczesne założenie jednoosobowej działalności gospodarczej, jak i konta bankowego.